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如何做好 Design Sprint 事前準備?

   

工作坊和 Design Sprint 最大的優點之一就是可以節省時間!藉由這個流程,你可以用少至幾小時長至4-5天的時間,經過構想、測試到制定決策的步驟將工作完成。有些人可能會說你什麼都不用準備就可以直接進行 Design Sprint,但我們發現實際情況是如果你希望流程可以順利進行,那充足的準備工作是不可或缺的。

作為 Design Sprint 引導師,做好正確的準備至關重要!透過充足的準備,你可以更容易掌握衝刺團隊所面臨的問題,更了解與你共事的團隊成員以及這個衝刺計畫的目標。這不僅可以確保執行面上的順暢度,還能讓衝刺引導師更有自信,進而帶動整個團隊氣氛。

所以,我們該如何做準備?請繼續往下閱讀,也歡迎免費下載使用「衝刺計畫‧事前準備確認清單」。

認識利害關係人

當執行 Design Sprint 時,確保所有人對於目標有共識是相當重要的。在 Neuromagic,我們會在每一次衝刺計畫前與主要利害相關人(通常是決定把案子發給我們的人,也就是專案負責人)合作,並設定「主要課題(Mother Challenge)」。「主要課題(Mother Challenge)」通常就是該工作坊的主題,也是整個工作坊的方向與主軸。舉例來說,主要課題可能會像是:

  • 我們如何促進部門之間的圓滑溝通?

接著在衝刺計畫的第一天,我們會進一步針對主要課題,從中找出迫切需要被解決的特定問題,像是:

  • 我們如何針對不同部門制定標準化的KPI,以提高跨部門協作的生產力。

從所涉及到的成員來看,確保大家明白執行該 Design Sprint 的目的。有時候你會發現不同的團隊成員對他們為什麼要執行 Design Sprint 會有不同的理解,這在管理大家的期待值時可能會導致一些問題。當大家預期的是不同的結果,那麼部分團隊成員可能會因此感到不滿意!因此,最好的辦法就是在 Design Sprint 開始之前就解決這個問題,因為在 Design Sprint 進行途中,大家會感到時間過的飛快,幾乎沒有餘裕進行重要討論和調整的空間。我們會建議與所有利害關係人在事前通個電話或郵件,不但可以更加了解他們,同時也在預期結果上達成共識。

或是,我們也建議大家提前寄送確認清單給主要的利害關係人(就是決定執行 Design Sprint 的人,或是現在正在閱讀我們文章的你!)請他們填寫,例如預期結果、可交付成果、團隊成員 日期、地點以及 Design Sprint 的挑戰。

我們也在網路平台上和大家分享我們的 衝刺計畫・事前準備確認清單,歡迎免費下載:

練習,練習,再練習(尤其是線上 Design Sprint)

(source: Miro Help Center)

接下來我們要分享的技巧對於線上的 Design Sprint 尤其有效。隨著 MiroMural 等線上協作軟體的出現,線上 Design Sprint 變得越來越普遍。不過線上衝刺很複雜,所以如果不論是首次擔任衝刺計畫引導師或是參加者都需要一些事前練習。想知道更詳細的內容,歡迎參考:遠端工作坊執行攻略–準備篇

記得在 Design Sprint 一開頭針對視訊軟體和線上協作工具進行簡短的教學。讓參加者知道他們該如何在線上協作軟體作業並跟上節奏?投票將如何進行?他們是否需要在視訊通話中使用分組討論室嗎?誰會負責控制分組討論室?等等。

同時,我們也建議引導師在每個線上活動前至少演練過一次,以確保在 Design Sprint 期間比較不會遇到技術上的難題。

若是面對面的 Design Sprint 則可以不必針對每個步驟進行排練。然而,如果你是首次擔任 Design Sprint 引導師,又或者如果有新的步驟或實作活動,建議還是在 Design Sprint 開始前與共同引導師先演練過一次,確認是否有任何爭議點需要更仔細地向參加者說明。

備品準備

最後一個步驟,通常也是最簡單的,事先準備好衝刺當天所需的所有備品!我們通常會在網路上一次大量訂購所需的備品,也會提早一個星期先去影印店印好我們需要的畫布,以避免其他突發狀況。

線上 Design Sprint 備品

  • 兩個螢幕,一個用於視訊通話一個用於線上協作軟體。
  • 點心和咖啡
  • 耳麥

實體 Design Sprint 備品

  • 黑色簽字筆
  • 便利貼 50mmx50mm, 20入裝 x 2盒
  • 便利貼 75mmx126mm, 10入裝 x 2盒
  • 萬用黏土(寶貼), 2包
  • 每參加者A4紙5張 + 預備張數
  • 透明膠帶, 1 捲
  • Canvases
  • 計時器
  • 數位相機 (記錄用)
  • 零食小點, 水, 咖啡, 茶等

衝刺計畫‧事前準備確認清單

想在 Design Sprint 前先做好準備?我們集結了一些工具供大家使用,以方便使所有利害關係人達成共識,同時讓你可以在 Design Sprint 第一天充滿自信。我們準備了PDF檔案提供大家免費下載:

該工具包含準備 Design Sprint 所需的所有基礎知識:

  • 衝刺計畫摘要 Design Sprint Brief:發送給所有利害關係人,確保大家對於該 Design Sprint 有相同理解。建議在 Design Sprint 執行途中將表單放在容易看得到的地方,以便提醒大家專注在該專注的目標上。
  • 參加者名單 Participant List:傳給參與者請他們填寫並保留作為參考。
  • 場地設備清單 Room Requirements:如果你沒有特定的 Design Sprint 執行空間,可以將清單傳給利害關係人或是當你在尋找場地時將其內容銘記在心。
  • 文具備品清單 Materials to Bring:準備時逐一檢查每個項目。

準備好開始一場 Design Sprint 了嗎?未來請留意我們提供的更多免費,可下載的工具與清單。

即刻下載Design Sprint衝刺計畫事前準備確認清單!

岩田Elena

Digital Marketer
來自於美國費城。擁有媒體傳播科系背景,對於媒體溝通與社會公平設計相當有興趣。目前在Neuromagic擔任小編,負責服務設計相關的內容行銷策略、創作與研究,以及攝影。

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