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遠端工作坊執行攻略–準備篇

   

自從新冠肺炎全球大流行到現在已經快1年,遠端工作似乎是新的常態。過往在舉辦工作坊時我們理所當然會使用線下面對面的操作模式,不過最近開始遠端工作坊反而變得越來越普遍。這篇文章提供大家在事前準備上的一些建議,尤其是對未來想要在公司內部嘗試舉辦線上工作坊,或是只有執行過線下工作坊的你。

如果你是以下族群的其中之一,這篇文章會很適合你。

  • 第一次嘗試遠端工作坊
  • 執行過遠端工作坊但過程不太順利
  • 參加過遠端工作坊且想要使過程更加順暢的人

究竟遠端工作坊與線下工作坊的差別之處,以及執行前應該要做好哪些準備工作?我們挑出6項基礎重點。

文章索引

  1. 誰應該要參加
  2. 建議的使用工具
  3. Canvas的設計與製作
  4. 參加環境的硬體設備確認
  5. 線上協作軟體使用練習
  6. 準備時間表

1. 誰應該要參加

參加遠端工作坊的人數最好不要太多。我們的建議是控制在5位左右,再加上1位引導師和1位小助手。

在執行遠端工作坊時,的確可以透過線上會議工具讓參加者分組討論,所以理論上來說同時引導多組人是沒有問題的。但在遠端的狀態下要確認參加者是否跟上流程,或參加者在軟體使用上有沒有遇到問題會更加困難。為了使所有參加者的意見都被聽到,以及確保最後產出結果的品質,我們建議不要分組,盡可能避免同時存在多組分開進行的狀況。

此外,由於引導師需要專注在工作坊的進行,所以在執行遠端工作坊時建議找個小助手,可以在緊急時刻處理硬體面的問題。

【建議參加人數與負責項目】

  • 工作坊參加者 5〜6人
  • 工作坊引導師 1人
  • 小助手 1人

2. 建議的使用工具

  • 可供多人同時協作的線上白板
  • 線上通訊會議軟體

在Neuromagic,我們最常使用的線上白板是miro,搭配zoom作為線上會議軟體。

線上白板可以代替我們在實體工作坊中經常使用的 Canvas,便利貼與投票的功能。在 Neuromagic 我們經常使用的工具是 miro,因為它有可以無限延伸的畫面,能自由調整 Canvas 的大小與位置, 也可以在不影響其他 Canvas的狀態下,任意增減其數量,在製作工作區域時非常方便。

不過我們也聽過許多朋友推薦 MURAL,大家不坊兩邊都試用看看以找到最合適的工具。

線上白板mural示意圖

▲ MURAL需要在同一個Canvas上劃分不同的工作區。

線上白板miro示意圖

▲ miro可以利用「frame」這個功能,在同個檔案中製作多張Canvas並任意調整其位置。

線上通訊會議軟體我們經常使用的是zoom,除了分組討論的功能之外,介面操作上也相當容易上手。不過部分公司有不能使用zoom的規定,建議可以事先確認並選擇參加者都能使用的工具。

3. Canvas的設計與製作

在線下的工作坊中,引導師較能夠確認參加者的目光是否都在相同焦點上,在回顧前面步驟所產生的結論或共同決定的重要事項上也相對容易。然而,在遠端工作坊中所有事項都是對著電腦螢幕,參加者可能偶爾會迷失方向。為了避免在活動中容易發生的混亂,Canvas越容易理解越好。

線上白板上的canvas設計
▲ 建議可以在每個步驟所使用的Canvas中追加結論欄位,以及在設計上可以留意如何讓參加者知道大致的工作坊流程設計。

另外,在完成canvas設計之後,建議可以進行事前演練,確認有沒有難以理解的部分,canvas上有沒有需要追加文字說明,或是標記結論的位置應該要在哪裡大家才容易看到等。上述的確認工作,引導師獨自執行也可以,但如果可以的話建議還是找參加者以外的人一起測試效果會更好。透過多人一起演練,更容易發現需要改善的地方。

4. 參加環境的硬體設備確認

首先,請確保所有參加者都有一台筆記型電腦或桌機(相信我們,我們有遇過沒有的)。另外,如果可能的話,建議準備兩個螢幕,一個用來操作線上白板,一個用於線上通訊會議,可以降低電腦負荷,並方便與其他參加者互動。建議可以參考以下組合:

  • 筆記型電腦+桌機
  • 平板電腦・智慧型手機(線上會議用)+筆電・桌電
遠端工作坊的環境設備
▲ MacBook與iPad。1台用於線上通訊軟體,1台用於線上白板協作工具。

此外,請所有成員都盡可能在安靜的環境中參加,並使用耳機以防止噪音干擾。

5. 線上協作軟體使用練習

在工作坊正式開始之前,請務必與參加者進行簡短的線上軟體工具的測試與練習。如此一來參加者也能在工作坊一開始時就快速進入狀況。

首先,先確定好工作坊中會使用到線上軟體的哪些功能。大部分的線上工具都有超豐富的機能,但實際在工作坊途中會用到的相對有限。同時考慮到所有參加者對於新科技產品的熟悉度,我們也建議讓使用者用到的功能越少越好,以避免參加者光是為了要熟悉線上軟體花了大半時間,或是無法專注在工作坊內容本身等。

在確定好會使用到哪些功能之後,我們會先講解如何操作該功能並邀請大家做個簡單的練習。講解內容包含:

  • 聲音聽得清不清楚
  • 能否順暢的連接上線上會議軟體與線上白板
  • 如果參加者是在同一台裝置上同時使用通訊與白板軟體,則要確認同時使用上有沒有問題
  • 線上通訊軟體會用到的功能(例如:表情符號反應或是獨立會議室等)
  • 線上白板軟體的基本功能(例如:如何在白板上移動游標,便條紙的使用方式,快速複製貼上或選取等)

講解結束之後,可以挑個工作坊中的活動來實際操作看看。

要請大家格外注意的是,線上工具的介面顯示與操作模式會因為使用裝置是macOS或Windows而不同。如果在練習時有發現任何問題,可以在工作坊正式開始前解決。

6. 準備時間表

在執行線下工作坊時我們也會事先準備時間表,但根據我們的經驗,在執行遠端工作坊時建議準備更詳細的版本。同時,也別忘記將操作線上工具時所虛的時間也計算進去。可以利用類似Google 表單的線上協作工具,方便隨時共享更新。

舉例來說,3分鐘的投票時間,我們會切分為讓參加者思考1分鐘時間+30秒投票,接者讓決策者思考1分鐘時間+30秒投票。

工作坊時間表
▲ 時間表上會標記到每個步驟所需要的大概時間。

當然,要將時間表切分到什麼程度根據引導師喜好可能有所不同,但我們建議在設計每個步驟的時間長短時最好能顧慮到這些細節。另外,有時候引導師可能需要回答參加者的問題,所以我們通常會在某些步驟預留一些時間和調整上的彈性。

總結

最後,我們從上述提到的準備事項中精選出幾項重點:

  1. 參加遠端工作坊的人數最好不要太多。我們的建議是控制在5位左右,再加上1位引導師和1位小助手。
  2. 在選擇線上通訊會議軟體時,先確認客戶公司是否可以使用。線上白板可以依據個人使用習慣做選擇。
  3. 在準備數位Canvas時需費心設計出讓參加者更容易理解的呈現。
  4. 盡可能準備兩台裝置。一台用於線上通訊軟體,一台用在操作線上白板。
  5. 在執行工作坊前,邀請參加者一起先練習線上工具。
  6. 在準備工作坊時間表時,要考量到線上工具在操作上所需的時間。

要嘗試執行遠端工作坊嗎?希望我們的經驗可以給大家做為參考!

本篇文章是由林靜瑩所翻譯。

石田智絵

Service Designer
大學時期主修服務行銷管理研究,對於文化差異與人文相關領域有極大熱情。目前在Neuromagic擔任工作坊引導師,同時從事多項日英口譯與翻譯工作。對於使用者研究,storytelling以及符合永續發展目標的社會設計等議題也相當有興趣!

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