効率的なリモートワークを支える自社開発ツール

独自開発ツール『COSTA』

皆さんもご存知だと思いますが、効率化とは、少ない労でこなせる仕事量を増やすことを指します。効率化は仕事の生産性につながり、会社全体がより少ないコストで、高い成果を出すことができます。

それは会社が目まぐるしく変化する市場で生き残るためだけでなく、個人個人がより思考が必要な事柄に時間を割き、丁寧な議論を行える機会を作り出すと私は考えています。

そして効率的に仕事を行うことで、より理想的なライフワークバランスにも繋がるでしょう。

ニューロマジックのバリューには、こんな一条があります。

Be Smart

最短距離で最善のゴールへ。いつでも、よりよいルートを考える。

つまり単純なコスト削減ではなく、「ひとりひとりが思う良い状態で働く効率化」を目指しているのです。

社員さんはこのバリューのもと、それぞれの思う効率化を思い描きながら行動しています。そしてそんな日々の勤務を支えるのが、自社開発の工数管理ツール「COSTA」です。

COSTAとは

COSTAとは、ニューロマジック社内の工数の管理を行うシステムです（ここでの工数とは、作業にかかった時間のことを指します）。プロジェクトに1日の何割くらい費やしたか記録し、収支を割り出します。

社員のプロジェクト管理、そして経営陣のマネジメントを支えているCOSTA。開発の経緯や社内に起こった変化など、私の気になることを全て、開発担当の社員さんに伺ってきました！

開発者インタビュー

Q1. 石川さんは普段どんな業務を行っていますか？

執行役員CIO（最高情報責任者）として、会社全体のIT、ライセンス管理、総務、労務、人事、経費などを統括しています。

社員が働きやすい環境をつくるために、制度やルール、ガイドライン、業務環境、作業プロセスなどを総合的に構築、改善しています。

現場でエンジニアとして作業することは減りましたが、一部の案件ではプロジェクトマネージャー、テクニカルディレクター、クラウドエンジニアとして関わっていますね。

Q2. なぜCOSTAを作ることになったのでしょうか？開発に至った経緯を知りたいです！

案件のコストを定量的に測るものが必要でした

制作に予想外のコストがかかっている案件は、体制を組み直したり、効率化を図ったり、追加の費用をいただいたりと早急に対処する必要があります。

COSTAができるまでは、どの案件にどのくらいコストがかかっているか、定量的に判断できませんでした。もちろん外注費などの直接的にかかるコストは把握できていましたが、内部でどのくらいのコストがかかっているか知る術はありませんでした。

さまざまなサービスを試しましたが、「正確に記録する」ことを設計思想にしているサービスが多く、導入に至りませんでした。

Q4. COSTAを開発する上で気をつけたこと・こだわりはありますか？

とにかく、社員に極力負担をかけないことです

2009年に開発した初期バージョンのCOSTAは「何時から何時まで何をした」という記録方式でした。しかし、タスクが短時間で次々と変わっていく人とってはあまりに負担の大きい作業だったのです。

2018年にリリースした現行のCOSTAでは、勤怠記録システムに記録された勤務時間を元に、どのプロジェクトに1日の何割くらい費やしたか、割合だけをざっくりと記録する方式にしました。

これによって毎日の記録にかかる時間やストレスを大幅に軽減したのです。

Q5. COSTAを運用する上で気をつけていること・こだわりはありますか？

記録される作業工数の精度にこだわらないことです

この会社では、1日の中でさまざまなプロジェクトを並行して作業することが普通ですから、それを前提にした記録システムでなければなりません。

また、育児をしながら細切れの時間で働く、スーパーフレックスタイム制の社員もいますから、1分単位の作業時間を正確に記録することは非現実的です。

それぞれの記録の精度を上げることよりも、プロジェクト全体、会社全体として、リアルタイムにざっくりとした収支を把握することのほうが重要と考えています。

Q6. COSTAが誕生したことで、社内に変化はありましたか？

『作業時間』を強く意識して働くようになりました

それまでの「時間をかけてでもいいものを作る」という価値観から、「限られた時間内にベストなものを作る」という価値観に変わっていきました。

もちろん中には将来への投資として、採算を度外視して時間をかけて取り組むプロジェクトもありますが、その場合でもコスト管理は重要です。

Q7. COSTAは会社の業務効率化に欠かせない存在となっていますが、その他に効率化のために行っている施策やチーム間の工夫などはありますか？

社員同士のコラボレーションを意識しています

さまざまな働き方の人がいるという前提で、「コラボレーションを進める」ということを大切にしています。これは新型コロナウィルスで在宅勤務を強いられるずっと前から取り組んできたことです。

例えば子育てをしている社員は、勤務時間が限られていたり、勤務が細切れになったりします。

そのためリアルタイムに会話を交わしながら行う必要がある作業と、Slack、Notion、Miroなどを使ってそれぞれの時間で進められる作業、つまり同期と非同期のコミュニケーションをうまく使い分けるようにして、効率化を図っています。

Q8. 石川さんにとって、ニューロマジックの効率化を重視する文化はどう映っていますか？

何事もバランスが大事です

効率化は重要ですが、行き過ぎた効率化はそれまで培ってきた企業文化を破壊しかねないと考えています。

ニューロマジックは営利を目的とした企業なので、もちろん利益を出さなければいけませんが、利益を追求しすぎると個人活動が増えすぎて社内がギスギスしてきます。会社の雰囲気を良くする、一見無駄に見えるような活動にも時間をかけられなくなります。

一定の効率化を実現するため、ニューロマジックでは利益が出ない活動に時間をかけすぎないよう、COSTAの集計結果をもとにコントロールしています。

ニューロマジックでは、売上につながる稼働を直接稼働、つながらない稼働を間接稼働と定義して、直接稼働率が一定の割合を超えるようにコントロールしています。逆に言うと、一定の割合までなら利益にならない活動に時間をかけてもよいということですね。

Q9. COSTAは今後も機能を追加する予定だとお聞きしましたが、 　　今後はどのような方向性で開発していくのでしょうか？

スピーディな経営判断をサポートする機能

現在は単に工数を記録するためのシステムですが、案件ごとの予実管理（予算と実績を管理すること）が行えるようにしたいと考えています。

どの作業にコストをかけるのかあらかじめ見積もり、実際に工数を記録しながら、予算に対して今どれくらいコストがかかっているのか、リアルタイムに差異分析が行えるようにしたいと思っています。

プロジェクトの収支における課題をリアルタイムに把握することで、ただちに対応策を検討でき、素早い経営判断につなげることができると考えています。

更なる効率化へ

私は石川さんのこだわりを伺って初めて、「確かに作業時間を正確に計算せずとも、感覚で入力できていた」と気づきました。こうした「受け取る側が気が付かない」こだわりこそが、あらゆる作業を円滑にする鍵なのかもしれません。

インタビューの中でも「行き過ぎた効率化はそれまで培ってきた企業文化を破壊しかねない」とありましたが、一方的な作業の簡略化ないしは切り捨てが、最適の仕事術とは言えません。

それはニューロマジックのもう一つのバリューが明言しています。

To Be Happy

サービスの届け先であるユーザーやクライアントはもちろん、仲間も、家族も、そして私たちも。すべての仕事は、関わるすべての人の幸せのために。

COSTAの試行錯誤が語っているように、相手を理解し、お互いにとっての最適解を見つけること。それが本当の「効率化」ではないでしょうか。

このように相互理解を根底とした効率化は、最終的に関わる全ての人の幸せに結びつくと私は思います。

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ニューロマジックは様々なツールを活用し効率化へ挑戦し続けています。

中でもオンラインホワイトボード「Miro」は、ぜひ皆さんにもご活用いただきたいツールです。こちらの記事で詳しい活用方法を説明していますので、ご興味がある方はぜひご覧ください！