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敏捷開發中執行回顧會議的5種方法

   

今天這篇文章想和大家分享在敏捷開發的過程中執行回顧會議的5種方法。其中幾種回顧方法不但可以用在團隊討論上,也可以作為每天自己下班之後,或在一週工作結束後去思考這一天(週)的成果,進而改善並調整現狀。

回顧會議的主要目的就是為了協助團隊成員或個人,可以透過系統性的流程、並以客觀的視角彼此互相討論開發的成果、並激盪出更好的行動方案。避免流於「這次沒做好,下次會注意」就結束的形式上的檢討會議。

在執行這些會議時,建議可以防止討論過於發散甚至是沒有結論。此外,適時的轉換每週回顧會議的方式,也可以為Scrum團隊在敏捷開發的過程中帶來更多新鮮感。

如果想縮短會議時間,以下這5種方法都可以壓縮至30分鐘左右。不過,建議在執行這些回顧會議時可以安排引導師的角色。

1. KPT(A)

KPT(A) 是一種相當簡單的方法,不但能透過將專案中所遇到的亮點與問題視覺化來回顧專案的進行,並能夠有助於團隊制定下一步。他是由美國電腦科學家和敏捷開發的發起人Alistair Cockburn所發明,這想手法現在在日本甚至比在美國更受歡迎。

  • Keep:做得好的地方、應持續的地方
  • Problem:問題、不順利的地方
  • Try:想做的嘗試、問題的解決方案
  • Action:具體落實Try的行動
  1. 各自寫下 Keep、並輪流與團隊成員分享
  2. 各自寫下 Problem
  3. 將 Problem 與團隊成員分享,若有特別想討論的議題可以設定一段時間針對該議題進行討論。當Problem的數量多時,可以透過投票的方式,針對票數較高的議題進行討論。
  4. 各自寫下Try
  5. 將 Try 與團隊成員分享,若有特別想討論的議題可以設定一段時間針對該議題進行討論。建議如果可以的話,針對所有的 Problem 去思考該如何改善與 Try
  6. 在 Try 中若有即刻想開始執行的行動,可進一步討論該項目的負責人與驗收期。

重要的是將「嘗試」轉化為具體行動與項目間的流動!

在KPT中TRY的部分,重要的不僅是要寫下關於接下來要做什麼的粗略描述,同時還要寫下將採取的具體行動。關鍵點在於該行動必須要夠明確,例如「每個月拜訪客戶數量增加20間」,而不是單純寫下「增加銷售」。KPT的流程雖然相當容易理解,但很多情況是只能在最後獲得模糊的Try。因此,為了最後能夠歸納出具體的行動指示,現在也有許多團隊會更近一步執行「KPTA」,在這裡的 A 指的就是 Action。

另外,還有另外一項重點要提醒大家的是執行「KPT 方法」的核心概念是「流動」,關鍵在於去測試其中的「Try」。那為什麼說是流動的呢?因為大部份時候我們很難確定所謂的最佳解,所以必須透過測試去驗證,如果發現了某些值得保持(Keep)的方法,那麼這些「Try」就有機會進入下一次 KPT 反省的 Keep 中。同樣的,如果這次測試發現新的疑惑,就會進入下一次 KPT 的 Problem 中。因此這裡面的內容會是流動的。

為什麼要使用 KPT 法?

「 KPT 方法」有幾個地方值得我們借鏡,首先就是他「不問優缺點」的特色,我們在過去的反省中常常陷入討論優缺點的迷失,容易隱惡揚善,或是陷入自我否定,卻忘記其實這一次的優缺點不重要,重要的是下一次怎麼做才會更好,而「 KPT 方法」的反省方式全部聚焦在下一次行動。

所以「 KPT 方法」 的紀錄方式,可以幫助我們有效的自我釐清,建立架構,一方面不斷累積值得保存的經驗,一方面又能改善自身能力。

2. YWT

YWT方法是相對單純的一種 Framework,拆解過去曾採取的行動,反省回顧從中學到了什麼以及如何採取下一步。是一個簡單好記的方法,當不知道自己下一步該怎麼做時,不妨試試看這個方法!

Y:執行過的事項

W:學習到的事情

T:下一次的嘗試

流程

  1. 各自寫下做過的事、學到的事以及下次的嘗試。
  2. 輪流分享各自做過的事
  3. 輪流分享學到的事
  4. 輪流分享接下來要做的嘗試

KPT 較多用於回顧工作、目標和改善點,而 YWT 更多是關於經驗與學習

YWT 過程與 KPT 沒有相差太多,可以看作是一種標準的回顧方法。不同的是,KPT 較多用於回顧工作、目標和改善點,而 YWT 更多是關於經驗與學習,去實行 ①實踐之前所設定的任務,②反思自己所學到的東西,③思考接下來的下一步,這樣的循環。

關鍵是要夠具體地提出下一步計畫,並將「為什麼而做」明確地陳述出來,並與團隊成員分享。

3. Star fish

The Starfish 是由全球科技領袖和顧問 Patrick Kua 所建立,目的在進行回顧活動時刺激團隊成員去思考更多,而不是只停留在「好」與「壞」的二分法,並促進團隊成員之間對於不同行為的價值能夠達成共識並相互理解。

  • Keep Doing:採取過的行動中有看到效果、之後也想持續的事項
  • More of:採取過的行動中效果佳且未來想更擴大執行的事項
  • Less of:在執行上所耗費的成果以及其實際帶來的效應不成正比,想要縮減的事項
  • Stop Doing:對於團隊而言沒有太大正面影響的事項
  • Start Doing:想導入的全新嘗試

流程

  1. 各自針對這5點項目寫下自己的想法
  2. 輪流與團隊分享
  3. 投票選出特別想要討論的事項
  4. 針對投票數較高的項目作討論,並構思具體的行動方案
    • 在一定時間之內,可重複進行第4步驟

KPT(A) 和 Starfish 在本質上其實沒有差太多,只是 Star Fish 將 KPT(A) 中的要素又拆解的更細。舉例來說,Less of & Stop Doing 在某種程度上其實接近於 KPT 中的 P。 另一個差別在於,如上述進行步驟中的第4點,在執行 Star Fish 時不會去討論所有問題,而是聚焦在眼前最重要的項目。

4. World Cafe

The World Cafe 可以幫助參加者在短時間內聽到來自不同觀點的意見,並從彼此身上獲得靈感。

流程

  1. 各自準備想要討論的話題
  2. 輪流分享必歸納分類
  3. 根據人數,隨機分組(*建議1 組最少安排3人以上)
  4. 以組為單位,選出特別想要討論的議題並在固定時間內進行討論
  5. 接著進到第2輪的意見交換。各組除了組長之外,組員需更換組別。由組長與新組員分享前面討論第一輪討論的議題與重要發言之後,新成員可以再繼續針對同一個主題丟出新的想法。
  6. 第3輪(整理歸納出 Insight),大家回到最初的組別,並將第二輪與其他成員討論過程中所獲得的情報與彼此分享討論,並藉此激發出更多想法與回饋。
  7. 最後,各組輪流發表討論的內容。が全体に発表

建議可以在有很多人和很多話題需要討論的情况下使用。如果你正在進行一個大型項目,小組中成員可能會多達15人,這時候就建議可以隨機地將參加者分成小組以討論不同的主題,並透過組內成員的輪調已達成意見交換,促進不同觀點的討論。

5. Timeline

Timeline 方法其實就如同它字面上的意思,大致上就是把專案中大家採取的行動按時間順序排列出來。透過按照時間順序並且橫跨部門地俯瞰事件的發生,即使只是粗略的方式也能幫助思考利害關係人之間的關係,並提供發現改善點的機會。

timeline

流程

  1. 針對想要回顧的期間,根據時間順序列出事件(橫軸),並將有利於團隊回顧的重要事項(可使用KPT的keep/problem/try)記錄下來。
  2. 成員投票選出特別在意的事項
  3. 在一定時間內,從得票數最高的事項開始討論

由於人們會有將線索與訊息連結起來的傾向,透過時間軸回顧,可以刺激人們的聯想力與記憶,以收集到更多訊息,也因此這個方法適合用於回顧為期較長的專案。

舉例來說,當團隊是以月為單位來回顧專案進行,那很有可能當大家在進行回顧時早就忘記一個月前發生什麼事,這時候若能將「事件」依照時間軸羅列並將其視覺化,可以有效避免遺漏並幫助團隊成員進行回顧。

總結

希望以上我們分享的5種回顧會議執行方式,可以在產品開發團隊執行每週/每月的回顧會議時派上用場。根據專案的大小、回顧的時間點、團隊成員的屬性等執行起來的感覺可能會很不一樣,建議大家可以多多嘗試以找到最適合團隊的方式。畢竟,重點是找出問題點並思考改善問題而不是方法本身!此外,大家也可以這些方式運用在個人的工作上,記錄自己每天的工作狀況,找出問題並對症下藥。

另外,也歡迎大家搭配使用 Design Sprint 回饋表 一起使用!

林 静瑩

Associate Service Designer
來自台灣,結合過去在廣告代理商的行銷經驗背景,目前在Neuromagic負責衝刺計畫與工作坊流程設計,同時正積極尋找與台灣市場建立連結的機會。對於使用者體驗與公共服務設計相當有興趣!可說中英日三語。

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