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為什麼我們需要工作坊?

   

近年來,許多企業組織開始使用「工作坊」。它被廣泛用於業務開發或企業內訓,但其實仍然有許多人不知道應該在什麼情況下使用工作坊。

作為經常邀請客戶一同執行工作坊的角色,我們將在這篇文章中解釋何謂工作坊?什麼時候適合執行工作坊?以及3種建議大家嘗試使用的工作坊!

  1. 什麼是工作坊?
  2. 為什麼要執行工作坊?
  3. 3種建議的工作坊流程
  4. 用於執行線上工作坊的協作軟體
  5. 小結

什麼是工作坊?

工作坊一詞源自於英文單字 “workshop”,在《牛津英語詞典》中的定義如下:

  1. 透過工具或機械來製造與修理物品的場所
  2. 就特定主題進行討論和活動的場合,一群人互相分享他們的知識和經驗

在日本常聽到的「體驗型講座」,就是源自於後者的定義。不僅只是單方面的聆聽,而是邀請所有參加者共同參與活動與討論!

在大多數的工作坊中,會有一位被稱之為引導師或主持人(Facilitator)的角色,會在場中四處走動並鼓勵參加者積極參與。如今,隨著線上活動的增加,引導師的角色也變得越來越重要。

此外,「工作坊」也被廣泛運用在各個領域,例如手創工作坊或舞蹈工作坊。但如同開頭所述,近年來,許多公司開始將工作坊用於解決問題以及服務或產品開發上。

在一般商業場合,工作坊經常作為參加者可以闡述意見、解決問題或達成共識的方法之一。在 Neuromagic,我們也經常為其他企業組織提供工作坊。此外,需要大量溝通的工作坊在新員工培訓上也相當有幫助。

為什麼要執行工作坊?

究竟為什麼我們要執行工作坊?以及執行工作坊的好處有哪些?我們整理出以下3點:

  • 提升參與度:無論我們在會議上如何盡力平衡所有人的聲音,還是難以避免少數人的聲音被埋沒。內向者或資淺者的好點子可能從未被聽見,不論是因為說話時的不安全感,或沒有適合發表意見的場合。在執行工作坊時,每個人的意見都是平等的。
  • 協助團隊下決策的有效步驟:藉由熱點投票,或是透過四象限圖來視覺化優先順序,將有助於協助團隊有邏輯並快速地進行決策。透過視覺化的過程,可以避免大家迷失方向或離題,並專注於手頭上的決策。通過同時與匿名投票,也可以避免團隊成員受到上位者的影響,或是跟風選擇較為受歡迎的意見。
  • 建立團隊共識:溝通在工作坊中是不可或缺的要素。參加者透過一連串的活動,不但可以近一步了解彼此想法,避免溝通上產生誤會,確保所有參加者對於情況的理解一致,並且達成共識。

3種建議的工作坊流程

想嘗試透過工作坊來替代會議嗎?這邊介紹3種不同的工作坊,讓大家可以用來代替冗長的會議。

  • Lightning Decision Jam:這項可以協助快速下決策的工作坊,是由一間位於柏林的設計公司 AJ&Smart 所設計,幫助團隊在一個小時之內,排定事情的優先順序並做出決策。
  • 行銷策略制定工作坊:當你發現團隊需要在行銷策略與方向上達成共識,並在行銷目標做出決策,但卻不斷繞圈鬼打牆……你並不孤單。我們設計了約3小時的工作坊,可以拯救團隊從永無止盡的會議中逃脫,並協助團隊重新審視組織目標,確保行銷策略的制定與組織目標一致,並加速決策制定。歡迎上 Miroverse 使用我們所設計的免費模板!
  • Google Design Sprint:Design Sprint 正是一種由一連串活動所組成的工作坊(更多資訊,歡迎參考我們的 Design Sprint 入門指南)!此外,Google Design Sprint 的官方頁面上也提供許多有關 Design Sprint 的資源,包括各種活動「食譜」 — 可以被用於 Design Sprint 流程中,亦可以被分開使用的多樣活動。

用於執行線上工作坊的協作軟體

無論是需要與國外客戶跨國合作,還是與小型團隊進行遠端工作,這些軟體將使你在執行線上工作坊時更加順利。

  • Miro:數位白板協作工作,擁有許多方便的功能包含能夠無限延伸的工作區,支援上傳 PDF 檔案,便利貼,繪圖功能以及內建的視訊通話與計時器。
  • Mural:另一種相當方便的數位白板協作工具,可以在上面設計出具有整齊易懂的 Canvas,上傳多種內容(圖片、影像、超連結以及PDF 檔案),同時也有計時器功能!
  • Notion:我們最愛用的筆記工具。不一定是用於即時協作,但 Notion 非常適合用於記錄工作坊結果,或是整齊有組織性地存放工作坊所需的資料(如筆記或圖片)。

小結

在這篇文章中,我們介紹到何謂工作坊,以及執行工作坊可以帶來的好處。根據需求與目的,工作坊有時候可以比會議來的有效。Neuromagic 也經常性為客戶提供客製化的工作坊,如有任何問題,或是想了解更多,歡迎隨時與我們聯繫

佐佐木怜

Service Design Intern
目前就讀於東京外國語大學語言文化學系。大學主修法語與社會語言學,對於社會與文化領域相當有興趣。目前在 Neuromagic 負責翻譯與部落格撰寫。積極學習服務設計與永續發展等相關領域知識。

本篇文章是由林靜瑩所翻譯。

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