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遠端工作坊執行攻略 — 引導技巧篇

   

由於在家或遠端工作這件事變得越來越普遍,團隊成員少了可以聚在一起討論的場合,對於多數人來說想要在某件事情上達成共識的難度也越來越高了。

在這種情況下,Design Sprint衝刺計畫行銷共識工作坊等工作坊就變得相對有幫助。藉由工作坊可以將專案的關鍵成員集合在一起,在短時間內做出決定,不僅能夠有效解決問題,還可以確保大家在專案進行上達成共識。

繼上一篇文章「遠端工作坊執行攻略–準備篇」, 我們分享的攻略是適用於各種工作坊的。而這次是針對「引導技巧」的部分,引導師需要注意什麼事情才能讓整個工作坊進行順利?這篇文章適合遠距工作坊的初學者,或是還在摸索如何精進線上引導技巧的各位。

我們在執行工作坊時,大部分的活動都會經過這樣的基本流程:①構思 → ②分享 → ③投票→ ④討論 → ⑤決策者投票。在接下來的內容會針對步驟①〜④跟大家分享一些我們發現的小訣竅。歡迎大家參考。

  1. 構思:提出建議並維持大家的專注力
  2. 分享:先歸納分類最後再確認
  3. 投票:投票階段該怎麼辦?
  4. 討論:直接指名,進行有意義的討論

1. 構思:提出建議並維持大家的專注力

引導師可以針對構思的方向給一點建議

參加者在各自寫下自己的想法時,常常會有「這答案對嗎?」的遲疑。在線上白板軟體上,可以即時看到每位參加者在便條紙上所寫的內容。所以我們的建議是在剛開始構思的1-2分鐘之內,引導師可以去觀察大家所寫下的內容並給出建議。或是簡單的搭個話說「大家現在寫下的內容,方向性是對的喔!」重要的是我們要讓參加者感到自信,並且願意積極參與。接著為了讓參加者可以專注在自己的作業上,引導師可以盡量避免發表太多意見,以免打擾到大家思考。

鼓勵大家集中精神構思新點子到最後

此外,當活動進行到後半的時候,經常部分成員不再繼續丟出新點子,想說自己只能想到這麼多而放棄。線下工作坊的確也會發生一樣的情況,但是遠距的狀態下我們處在不同的環境空間中,在某種意義上來說要偷懶是相對容易的。所以建議引導師可以告訴所有參加者,在大多數的情況下,唯有逼迫自己在有限的時間內不斷丟出新的想法,不斷重複做這件事到最後,才能想到更好的點子。所以請大家堅持努力到最後吧!

2. 分享:先歸納分類最後再確認

分類便條紙這件事交給引導師就好

當大家都寫下自己的想法後,就是與其他人分享的時後了。在Neuromagic,當參加者分享完各自的想法後,並在進入到投票或討論之前,我們會先將現有的點子整理並分類(相信我們,大家常常會想到類似的點子)。在執行線下的工作坊時,我們通常會請參加者自行分類,但如果是線上的工作坊,建議就請大家輪流念出自己的便利貼就好,由引導師與小助手協助大家,將便利貼移動到合適的Canvas上並分類。這麼安排的原因是為了避免大家前後移動到同一張便利貼。所以在這個環節的訣竅就是,將分類交給引導師就好!當分類分好後在讓大家確認有沒有需要調整的地方。

3. 投票:投票階段該怎麼辦?

投票怎麼投才好?選擇最適合自己的方式吧

在彼此分享完各自的構想之後,需要所有參加者進行投票,這會成為決策者做決定時的參考依據。當我們在線下面對面的工作坊時,我們會利用圓點貼紙,所以大家在投票結束後對於獲得最多票數的想法可以一目瞭然(也稱為熱點圖)。但遠距的情況下我們該怎麼做呢?

其實線上白板軟體miro和MURAL,都具備良好的投票功能,你可以選擇直接使用這項功能。然而,在Neuromagic,我們喜歡圓點貼紙的感覺,所以我們會在白板上畫出多個圓形色塊,請參加者自行手動複製貼上。接下來是這兩種方式各自的優缺點:

線上白板的投票功能

優點

  • 不記名投票
  • 可以限制每個人的票數
  • 在顯示投票結果時,可以一目瞭然得票數的高低

缺點

  • 如果不顯示投票結果頁面將無法得知投票結果,所以當進行到後面步驟,想再一次回顧結果時將看不出來票數集中在哪裏。
  • 當不小心投到不是你要的便利貼上時,很容易找不到自己剛才到底時投錯到哪個地方。
▲ 利用miro內建功能投完票之後的結果頁面。要確認投票數一定要打開結果頁面。(來源:miro voting服務中心)

利用自製的圓形色塊,手動複製貼上來投票

優點

  • 不用特別打開投票結果頁面,隨時可以確認票數
  • 並不需要針對個別的便利貼進行投票,可以針對族群類別來投票

缺點

  • 投票的手續比較麻煩,像是色塊會變形,或是會被便利貼擋住而少算票數
  • 有時候會忘記自己究竟投了幾票
▲ 使用圓形色塊投票後的示意圖。可以快速確認哪個想法獲得票數最多。

這兩種方式各有優缺點,建議大家可以都試試看,以找到最適合自己的方式。順道一提,Neuromagic選擇使用色塊手動投票的原因,是因為不論何時都可以清楚看到投票結果,所以當你想要回顧投票結果時,就可以馬上看到。這也是為什麼即使投票過程麻煩,我們仍然堅持使用這種方式。

4. 討論:直接指名,進行有意義的討論

嘗試依照不同的用途切分時間

我想應該大部分的人都有參加過線上會議的經驗吧。但是在線上會議時,大家通常在發言時都會格外小心。很多人應該會想說「還沒輪到自己所以先不要講話!」,所以討論的時候常常會沈默一片。

通常在線下的工作坊,我們會留多一點時間讓參加者討論並鼓勵他們自由發言,但是如果是遠距工作坊的話,我們建議可以盡量細分討論的時間。例如,一開始先安排一點時間,輪流詢問每個人的意見,最後在花一點時間去著墨大家在意的部分。也許可以不用規劃到那麼仔細,但是比起讓大家直接隨意發言,這樣做可以更有效率地利用時間。

線上的話直接點名是最佳解

在遠距的狀態底下,發言的時機經常會跟其他人重疊,很少有人會想說「那就先從我開始講話吧!」。所以,在執行遠端工作坊的時候,建議還是由引導師直接點名吧!當然,如果有參加者主動想要發言的也沒關係。但因為工作坊時間有限,所以我們會盡可能減低大家猶豫的時間,透過指名可以讓整個流程進行的更加順暢。

可能有些人會擔心說參加者可能還沒準備好,但是在引導工作坊進行過程中,偶爾還是需要強硬一點。不要猶豫!

步驟重點整理

  1. 構思:引導師可以針對參加者的思考方向給一點建議,並出聲鼓勵參加者集中思考到預定時間結束。
  2. 分享:請大家念出寫在便條紙上的想法,並由引導師負責歸納分類。
  3. 投票:不論是線上白板內建的投票功能,或是手動投票,大家可以都嘗試過後再決定適合自己的方式。
  4. 討論:根據情況需求將細分討論時間,盡量減少開放式的討論吧。同時直接指名參加者發言,促進有意義的討論。

在這篇文章中我們和大家分享的是在引導線上工作坊時一些可以注意的地方。雖然只是一小部分,但還是建議大家可以在執行時多注意!歡迎大家在看完這篇文章並嘗試挑戰執行線上工作坊後,來和我們分享你的感想喔!

石田智絵

アソシエイト・サービスデザイナー
BBA取得後顧客中心の視点に関心を持ち、サービスデザイナーとして入社。ワークショップを中心に多業界のサービスデザインプロジェクトに携わる。経済的、社会的、環境的にサステナブルな世界のためのデザインの探究にも熱心。

石田智絵

Service Designer
大學時期主修服務行銷管理研究,對於文化差異與人文相關領域有極大熱情。目前在Neuromagic擔任工作坊引導師,同時從事多項日英口譯與翻譯工作。對於使用者研究,storytelling以及符合永續發展目標的社會設計等議題也相當有興趣!

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