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如何成功執行衝刺計畫?訪問衝刺計畫2.0專家 Jonathan Courtney(上)

   

來自德國柏林的產品設計顧問公司AJ&Smart的創始人兼執行長,Jonathan Courtney在今年4月發行了自己的第一本書《The Workshopper Playbook》。這本書被視為是工作坊與團隊決策指南,該書在不到幾個小時的時間內就售出了1,500本,更有35,000人在候補名單上。究竟他和他的公司是如何獲得如此眾多的追隨者的呢?

沒錯!正因為他擁有一支出色的行銷團隊和他本人有趣的人格特質(相信藉由這篇採訪你們也會發現到這點!)。不過,更大的原因是他所行銷的產品與服務。Jonatha掌握了衝刺計畫(Design Sprint)與工作坊(Workshopping)的精髓,更重要的是他知道如何向他人傳授這些技能。

衝刺計畫最初是由Google創投的Jake Knapp所創立,他在2016年出版《Sprint衝刺計畫》一書介紹這一套流程。傳統的衝刺計畫是一套為期5天的工作坊流程,聚焦於快速構想和原型製作。最初被Jonathan Courtney拿來運用在他的數位產品設計專案上,後來更成為獨立的一項服務,為其他組織提供顧問諮詢或是企業內訓。

我們在Jonathan的書出版前幾週採訪了他,想了解他對衝刺計畫的看法,以及他是如何說服大家執行衝刺計畫的好處,以及他如何看待衝刺計畫和工作坊的未來。果然,Jonathan和我們分享了許多非常有趣的見解,所以我們必須將其分成上下篇。在上篇,我們將介紹Jonathan之所以開始衝刺計畫的契機以及他如何行銷這項服務,以及他作為產品設計與衝刺計畫顧問公司執行長這七年來,所學到的一些經驗教訓與他成功的秘訣。

在訪談下篇,會提到Jonathan是如何從單純執行衝刺計畫到各種工作坊,他掌握了基本原則和要素以及他發現衝刺計畫有時(不一定)是解答。

我們將文章分為以下幾個段落:

從產品設計到衝刺計畫

Neuromagic : 那你是如何在這早期階段向客戶們介紹這個新想法?

Jon :  AJ&Smart一開始是一家產品設計公司。我相信如果你也是在產品開發這個領域的工作者就能理解—-人們經常在專案開始六個月之後就忘記產品一開始開發時的初衷。我們過去曾參與許多專案,然後瘋狂的是從這些專案我們可以獲得N美元的報酬,但是常常開發將近一年之後,一個新人加入團隊卻不知道究竟這產品是做什麼用的,所以我們又必須從頭來過,然後我們繼續向客戶收費。但我其實並不喜歡這種感覺,很沒意義。

因此,當2016年《Sprint衝刺計畫》這本書上市時,甚至在這之前的幾年,我們發現在設計專案開始前執行工作坊讓大家達成共識是非常重要的!這不是為了做而做,而是我們發現沒有事先執行工作坊就進入開發的專案,結果通常都不太好。因此,當《Sprint衝刺計畫》問世時,我們非常興奮可以將這樣一個如此結構化,步驟化的流程運用在我們的專案上讓大家快速達成共識。

遺失的那一塊拼圖就在於人們不知道如何開始一個新的專案。

所以我從討厭產品開發(真的,我是真的討厭它),我想收掉公司因為我再也無法與這些客戶合作,到重新再一次享受這件事。而且我認為,遺失的那一塊拼圖就在於人們不知道如何開始一個新的專案。

Neuromagic : 那麼當你開始將這套工作坊流程導入實際的UX開發專案時,你是如何說服客戶跟他們說:「好,我們將開始嘗試這種新的方法,你會有五天時間要大量使用便條紙,並且跟著我們run過各種有時間限制的步驟?」

Jon : 其實我當時非常緊張,因為我還不知道這些東西是否可行。我不確定工作坊是不是真的可以讓團隊達成共識。但即使我很緊張,而且其實那是個糟糕的工作坊,它仍然比一般流程(其實就是沒有流程,大家同時在講話)要好100倍。所以我很快就開始相信擁有一位引導師和一個系統遠比沒有好。

如何讓客戶買單衝刺計畫與工作坊

Neuromagic : 剛開始時,你是如何向你的客戶銷售這個點子的?

Jon: 嗯,我當時對此相當緊張,因為我們的客戶是大型的老公司。我甚至比他們更擔心,擔心他們不會想這麼做,他們也的確不喜歡聽到有關創意和腦力激盪這類的事情。這也是我和我的合夥人在公司剛成立時做得非常好的一件事,我們避免使用與UX領域相關的術語,而是將其替換為商業用語。舉個例子,當我想更改某個預約網站的登錄頁面之類的,大多是因為我希望可以提升使用者的體驗,而我也嘗試這麼做了快一年的時間,但我卻總是被拒絕。所以我就像「欸!等一下,那如果我說我想提升轉換率呢?」果然就拿到入場券了。

Neuromagic : 可以請你分享一個例子說明你是如何行銷衝刺計畫或工作坊的嗎?

Jon: 其實有很多不同的解釋方法,但我就先分享一個我會在電話上使用的解釋…通常我會說:好!假設現在有兩個團隊同時在開發同一項產品,團隊A使用的是你們平常使用的方式,團隊B則是使用衝刺計畫作為開端以推動計畫進行。然後為了公平起見,姑且假設最後兩個團隊都產出相同品質的產品,就先讓我們這樣假設,儘管通常不太可能發生。但就是公平起見!

現在,我可以告訴你,沒有使用衝刺計畫的A團隊光是要弄清楚大家究竟在說什麼就要花費將近六個月的時間,這還只是讓所有人都能達成共識站在同樣的水平上。光是要真正開始這個專案,可能就有六個月的時間團隊成員會彼此誤解,然後每個人將討厭彼此導致許多挫敗感,最後當大家準備開始真正建立產品時,反而沒有人真正享受這個專案了!

結果經過一年,這項產品甚至還沒有機會展示給使用者,或是他們展示了產品卻發現到「哦,這可能不是人們想要的」,但是他們投入了很多時間、精力(和仇恨)到專案中,所以不管怎樣產品還是會問世,這是團隊A。而團隊B,他們可以在兩週的時間內(通常會執行一次衝刺計畫)找到機會去避免可能長達半年的混亂,讓這混亂可以在兩週內解決。這會是非常緊湊的兩週,但基本上這表示你可以在兩週結束後就大概知道應該設計什麼樣的產品。

如何準備衝刺計畫與工作坊

Neuromagic : 我很好奇AJ&Smart的工作坊流程。我知道衝刺計畫和工作坊通常就是要快,但我相信在這之前你們勢必會需要做某些準備工作?我們是一定會啦!

Jon: 兩年前我們是不做任何準備的,但我們現在的確都會做很多很多準備。我是說很多。整整一個星期。我們會打電話給每個與專案相關的利害關係人,就只為了瞭解他們參加工作坊的目的和專案本身。

…瘋狂的事情是,你知道我們怎麼做的嗎?我們會自己從頭跑一次流程作為草稿。我們有How Might We、示意圖、目標使用者、衝刺計畫問題(Can We)、長期目標,所以當客戶走進房間時,這些範例早就已經根據我們之前與客戶所進行的訪談準備好了。正因為如此我們不需要從頭開始,我們只要求參加者補足缺少的內容。我們會在衝刺計畫開始前一周就先run過一次衝刺計畫。兩年前,我完全反對這一點,因為當時的我認為「衝刺計畫的目的不就是要快速而且blablabla」但事實上我錯了。事實證明最好還是做足事前準備吧。

Neuromagic : 你有沒有曾經在某個瞬間想過「噢,這不太對勁…(當沒有準備的情況下就開始衝刺計畫)」?

Jon: 其實那是一種心情,我每個星期一早上會覺得壓力超大而且會在星期天晚上失眠,因為不知道衝刺計畫會如何。所以我把準備當成是進行A / B測試,如果你花一整個禮拜時間準備你可以感到多少把握。而且,我們甚至會為了某些客戶花到兩週時間準備,如果擔心的話。所以,我們現在都會做很多準備。

成為一位專業的衝刺計畫引導師

Neuromagic : 當你接到一個國際客戶,你會根據這個這個客戶來自的國家或地區而改變你的做法嗎?還是你認為不論客戶從哪來這個方法都適用?

Jon: 對我們來說,這與客戶來自哪個國家無關而是和他們是誰有關。舉例來說,今年1月我還在為某四大顧問公司之一的客戶工作,然後在這之前的幾週我則是在為諾華製藥生技公司工作。我當時執行的工作坊內容是一樣的,但我引導的方式卻完全不同。而這完全都是因為他們擁有不同的需求和公司文化

因為我們的客戶都是國際性的公司,他們會從世界各地派員工來參加,所以我們的問題在於不能直接說「這是一群美國人」之類的,我們要考慮更多的是關於這個企業的文化。而且你知道嗎,公司文化比什麼都重要。作為工作坊的引導師很重要的一部分是要能即興創作,即使單字換了他們也能持續彈性工作。在製藥公司,我會用「決策者(decider)」這個詞,直接取自於衝刺計畫。但在顧問公司,他們不喜歡這個詞,因為他們沒有明確的組織階層結構,所以我會稱這個「決策者」為「項目負責人」。

Neuromagic : 一般來說,你在引導衝刺計畫的時候會給出多少你的意見?你也是設計師,所以理所當然你也會有自己的想法。那你認為給出多少意見是合適的?

我認為,一位真正出色引導師必須知道他們的角色是指引方向而不是英雄。

Jon: 我認為,一位真正出色引導師必須知道他們的角色是指引方向而不是英雄,所以他們應該要知道,他們的工作是引導大家跟著步驟一步一步來,同時避免影響參加者太多,除非當整個計畫方向已經大走偏。舉例來說,我不會針對專案本身發表我的意見,但假設參加者在流程示意圖上想要鎖定的目標範圍太廣,我會告訴他們我的想法。

我在衝刺計畫中是為了引導團隊走在對的軌道上並且做出對的決定,而不是告訴團隊成員說「這才是最棒的概念,你如果選擇另一個你就是太笨了。」

我的確會自己構思自己的概念,因為我喜歡這麼做,但我不會告訴他們這是誰的概念。在AJ&Smart,大家也都會這麼做。但我不會去左右衝刺團隊成員,而且我也不會因為他們選了錯誤的東西而感到沮喪,因為衝刺計畫本身就會告訴他們這個概念成不成功。

Neuromagic : 你還有其他作為引導師的訣竅嗎?

Jon: 作為引導師,自信和活潑外向並不是絕對必要的。一些我們最好的引導師就是非常內向的。即使是不喜歡閒聊,甚至是直視你眼睛的工程師,他們也可以在工作坊期間吸引到一群粉絲,因為他們熟悉這些步驟,而且他們曾經受過引導師培訓。衝刺計畫是很有機會規模化的!


呼~在訪談上篇我們獲得很多很棒的資訊。以下節錄幾點我們在與 Jonathan的訪談中聊到的,有關舉辦衝刺計畫或工作坊、擔任引導師的訣竅,以及其價值:

  • 在向客戶或利害關係人介紹衝刺計畫或工作坊時必須非常具有彈性:必須使用他們熟悉的術語,並依據客戶需求去做客製化的調整
  • 事前準備非常重要!重要到Jonathan和他的團隊會在真正的衝刺計畫開始前會先完整執行過一次
  • 作為一間國際化公司,去適應不同的國家文化並沒有像適應不同公司文化那麼重要。即時是在同一個國家的不同企業組織,仍可能會使用完全不同的工作風格
  • 引導師是指引方向的角色而不是英雄:他們的角色是在當發展偏離軌道時適時的提供協助,而不是去干涉,儘管他們認為那些不是最好的解決辦法
  • 你不必是個活潑外向的人就可以成為工作坊引導師!

想知道更多Jonathan是如何從執行衝刺計畫轉變到舉辦各種工作坊,以及他如何看工作坊在商業領域上的未來?請繼續閱讀下篇

本篇文章是由林靜瑩所翻譯。

岩田Elena

Digital Marketer
來自於美國費城。擁有媒體傳播科系背景,對於媒體溝通與社會公平設計相當有興趣。目前在Neuromagic擔任小編,負責服務設計相關的內容行銷策略、創作與研究,以及攝影。

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